• A hívó fél helyzete valamelyest egyszerűbb, mert megválaszthatja a szituációt és az időpontot, amikor hívást kezdemenyez. A hívott félnek több szempontot kell mérlegelnie. Egy hívás félbeszakíthat fontos megbeszéléseket, elvonhatja a figyelmünket más, amugy nagyon fontos ügyekről.

• Ha olyanok a körülmények, hogy nem szivesen folytatná a beszélgetést, akkor magyarázza el a helyzetet a hívó félnek és ígérje meg, hogy majd visszahívja őt. Az a legjobb ha abban is megegyeznek, hogy mikor hívja Ön vissza a hívó felet. FONTOS: ne csak ígérgessen, hanem hívja is vissza! Ha a hívott fél nem elérhető, akkor mindenképpen hagyjon üzenetet.

• Ha üzenetet hagy, akkor hagyja meg a nevét (ha szükséges teljes nevét), a hívás okát, ha szükséges a saját telefonszámát. Beszéljen tisztán és győződjön meg arról, hogy nincs az érthetőséget zavaró háttérzaj. Igyekezzen tömör üzenetet hagyni. Ha az üzenet nem mondja külön, hogy a hívó fél újra fog hívni, akkor kötelességünk 24 orán belül visszahívni. Még akkor is ha nincs teljes válaszunk az esetleg feltett kérdésekre. Ez pl. abban segihet a hívott félnek, hogy megértse, hogy más alternativák után kell nézzen.

• A telefonba tiszta nyugodt hangon beszéljen. Ez professzionális benyomást kelt.

• Ne rágjon rágógumit és ne egyen telefonálás közben.

• Tüsszentés és köhögés esetén fordítsa el a fejét a telefontól és kérjen elnézést beszélgetopartnerétől.

• Ha beszélgetés közben kell felvennie a telefont, akkor mindig kérjen elnézést mielőtt felveszi a telefont.

• Ha erős háttérzaj van környezetében, akkor kérjen elnézést beszélgetőpartnerétől és magyarázza el neki a zaj okát (pl. építkezés a közelben).

• Ha telefonbeszélgetés közben új hívása érkezik, akkor az első hívás élvez elsőbbséget. Az első beszélgetőpartnerét csak addig várakoztassa, amíg a másodiktól gyorsan felvesz egy üzenetet. Ha a második hívó fél nagyon fontos, akkor az első féltől kérjen elnézést és igérje meg, hogy visszahivja.

• Kérjen elnézést ha mellétárcsázott. Mondja el a hívott félnek, hogy Ön milyen számot tárcsázott. Így elkerűlheti, hogy többszőr is rossz helyre menjen a hívása. Ellenőrizze jegyzetét, hogy jó számot hív-e. Kérjen elnézést és köszönjön el.

• Hívás kezdeményezésekor tisztán és érthetően mondja be nevét (és cége nevét) és a beszélgetést lassan kezdje el, hogy a hívott félnek legyen ideje felfogni kivel beszél. Ne feltételezze, hogy a hívott fél úgy is felismeri a hangját.

• Ha hosszabb beszélgetést akar lebonyolítani, akkor kérdezze meg a beszélgetőpartnerét, hogy ráér-e. Ha 20 percre van szüksége, akkor ne azt kérdezze, hogy "Van fél perced?"

• Telefonbeszélgetés közben ne beszélgessen a koörnyezetében jelenlévőkkel. Ha erre mégis szükség van, kérjen telefon beszélgetőpartnerétől elnézést.

• Ha a vonal megszakad, akkor a hívó félnek kell újrahívnia és elnézést kérnie a hibáért. Még akkor is ha nem tehet róla.

• Ne telefonáljon templomban, temetőben, színházi előadás közben, moziban, tárgyalás alatt. Ha nagyon fontos hívást vár és nem kapcsolhatja ki a készüléket, akkor kapcsolja vibra üzemmódba.

• Ne beszéljen túl hangosan, mert az sérti környezetét. Ne beszéljen túl halkan, mert akkor beszélgetőpartnere nem fogja érteni.

• Figyeljen beszélgetőpartnerére. Ha olyan tevékenységet folytat beszélgetés közben, ami mellett nem tud folyamatosan figyelni, akkor illendőbb elnézést kérni és visszahivni a hívó felet.

• Egy telefonbeszélgetés rendszerint két fél között jön létre (kivéve pl. telekonferencia). Még ha mobilon is beszél, törekedjen arra, hogy a beszélgetést senki se hallja. Ezért lehetőség szerint ne hívjon vonatból, buszból, stb. Ha ez elkerülhetetlen, akkor beszéljen halkan. Ilyen helyzetben elkerülhetetlen, hogy mások mindent halljanak, ezért ne említsen neveket és személyes vagy üzletileg bizalmas információkat. Ha Ön kerül olyan szituációba, hogy mások beszélgetését végig kell hallgassa (pl buszon), akkor próbáljon ne odafigyelni.

• Ha telefonálni szeretne és nincs mobilja ne kérje el mások mobil készülékét ha van a közelben hagyományos telefon is.

• Kerülje a telefonbeszélgetést étteremben. Ez sokszor nehezen megoldható, de legalább ne felejtsen el elnézést kérni az asztalnál ülőktől. Semmiképpen se tegye ki az asztalra a készüléket. Ha az övére erősítve tarja, vagy a táskájában, akkor is meg fogja hallani és nem illő készülékével felvágni, mesterkélten fontosnak mutatkozni. Ha asztalnál ülve kap egy fontos hívást, akkor az asztaltársaságtól elvonultan egy sarokban folytassa le a beszélgetést.

• Autóban kihangosító nélkül ne beszélgessen. Ez nem illem kérdése, hanem az Ön biztonsága követeli meg.

telefonguru.hu